Corona afsprakenportaal
Geavanceerd afsprakenbeheer: versturen monsters op basis van parameters
Software speciaal op maat gemaakt
Bonaire is een Nederlands eiland in het Caribische deel van Nederland, dat sinds 2010 bestuurlijk als Caribisch openbaar lichaam een bijzondere gemeente vormt. Het is een toeristische bestemming. Het eiland wordt niet alleen vanuit Europa druk bezocht, het is ook populair bij bezoekers uit omliggende landen en de Verenigde Staten. Vanwege de wereldwijde coronapandemie en de noodzaak om mensen te testen op besmettingen, was Bonaire op zoek naar een mogelijkheid om alle afspraken te beheren, zowel voor inwoners als buitenlandse bezoekers.
Het resultaat
De mensen van Result Software hebben een totaaloplossing ontwikkeld. Bonaire kan gebruik maken van een afsprakenportaal dat de verschillende klantstromen automatisch afhandelt. Afhankelijk van de keuzes die worden gemaakt in het stappenplan, wordt elk monster voorzien van het juiste label zodat de medewerker weet naar welk laboratorium het verzonden moet worden.
Nadenken over de toekomst
Integratie website
Voor Openbaar Lichaam Bonaire was het belangrijk dat het online corona afsprakenportaal aansloot bij de huisstijl van de website. Tegelijkertijd zou het webportaal er geen onderdeel van worden. Voor de bezoeker lijkt het alsof hij nog steeds op website van de overheid is, maar in werkelijkheid is hij tussentijds doorverwezen. Deze keuze is gemaakt zodat in de toekomst, als het coronaportaal niet langer noodzakelijk is, het eenvoudig van de website en zonder veel aanpassingen kan worden losgekoppeld.
Nieuwe toepassing
Het merendeel van de vragen in het corona afsprakenportaal is dynamisch. Daarnaast is het mogelijk om de volgorde te wijzigen of ze bijvoorbeeld helemaal weghalen. De resultaten van de antwoorden worden uniek bij elke aanvrager opgeslagen. Ze zijn naderhand niet meer te wijzigen, zodat het ook mogelijk is om in de toekomst te anticiperen op de vraagstelling en oude gegevens binnen dezelfde omgeving te bewaren. Dit maakt het portaal geschikt voor andere toepassingen.
De uitdaging
Vragen
Van elke persoon moet bepaald worden of hij getest moet worden. Het niet noodzakelijk testen zorgt voor langere wachttijden bij zowel de teststraten als bij de laboratoria. Er moet daarom aan een aantal criteria worden voldaan. Een statische vragenlijst definiëren volstaat in dit geval niet. Omdat er kennis wordt opgedaan over het virus, is het belangrijk dat bepaalde vragen naderhand aangepast of zelfs verwijderd kunnen worden. Om die reden bleek een online corona afsprakenportaal de uitkomst.
Verwerking
De gegevens en de antwoorden van elke portaalbezoeker die getest werd, moesten in een back office opgeslagen worden. Aan de hand van deze informatie moet de software automatisch bepalen naar welk laboratorium elk monster verzonden werd. De criteria omvatten o.a.: maximum aantal te verwerken monsters per dagdeel en per dag, leeftijd van de cliënt, aantal inentingen.
Meertalig
Op Bonaire worden meerdere talen gesproken: Papiaments, Engels, Nederlands en in mindere mate Spaans. Het webportaal moest daarom meertalig worden uitgevoerd.
Samenwerken aan de juiste oplossing
Functioneel ontwerp
Aan de hand van het functioneel ontwerp zijn de processen nader uitgewerkt. Dat riep in eerste instantie veel vragen op. Zoals hoe de verkregen gegevens gebruikt kunnen worden en voor welke doeleinden. Met het oog privacy, maar ook beveiliging is niet geheel onbelangrijk wie met de gegevens mag werken. En omdat op basis van voortschrijdend inzicht de vragen zullen veranderen is een bepaalde mate van flexibiliteit wenselijk.
Werkschermen
Voor de aanvrager (bezoeker) is het belangrijk dat hij zonder uitleg het stappenplan in het corona afsprakenportaal kan doorlopen. Om die reden is gekozen voor grote en overzichtelijke werkschermen. Een vraag die bestaat uit meerdere deelvragen wordt op één pagina afgehandeld, zodat de onderlinge relatie duidelijk is. Er wordt alleen gebruik gemaakt van vrije tekstvelden waar het om variabele informatie kan gaan. In andere gevallen gaat het om checkboxes en pulldowns.
Investeren in maatwerk is investeren in de toekomst
Elke ondernemer streeft naar een gezonde balans tussen groei en kostenbesparing. Maatwerk software is dan een uitstekende oplossing. In een lean product bestaan geen onnodige processen. En waarom stoppen bij één proces, als u ze aan elkaar kunt knopen?
De oplossing
Vragen
Het corona afsprakenportaal begint met de traditionele vragen over de algemene klachten, zoals neusverkoudheid, hoesten, spierpijn en kortademigheid. Deze vragen kennen we ook van de GGD in Nederland. Daarna volgen vragen die specifiek door Openbaar Lichaam worden gesteld en voor de situatie op het eiland uniek zijn, zoals welke huisarts de aanvrager heeft, of hij gereisd heeft of samenwoont. Uiteindelijk zijn er vragen over het aantal vaccinaties dat de aanvrager al heeft gehad en de leeftijd van de aanvrager. Aan het eind van het stappenplan volgt er een agenda waar de aanvrager een datum en tijdstip kan kiezen, mits hij aan alle criteria voldoet natuurlijk.
Verwerking
De antwoorden die de aanvrager heeft gegeven in het corona afsprakenportaal worden opgeslagen in de back office. Medewerkers met de juiste rechten van Openbaar Lichaam Bonaire hebben inzicht in deze antwoorden. Op basis van de antwoorden volgt er een advies naar welk laboratorium het monster moet worden gezonden. Er zijn laboratoria met een maximum verwerkingshoeveelheid in een bepaalde dagdeel en over heel de dag. Er zijn ook laboratoria aangewezen waar alle monsters van kinderen jonger dan 12 naartoe worden gezonden. Alle gegevens kunnen geëxporteerd worden zodat ze geprint kunnen worden, voor bijvoorbeeld labels.
In de volgende fase is voor dit portaal een aparte login gemaakt voor medisch specialisten die de uitslagen willen toevoegen bij de geteste personen. Elke laboratorium krijgt automatisch alleen inzage in de gegevens van de personen waarvan de monsters daarnaar zijn doorverwezen.
Meertalig
Het webportaal is meertalig. De Nederlandse en Engelse vertalingen zijn gedaan door de medewerkers van Result Software, het Papiaments is aangeleverd door medewerkers van Openbaar Lichaam. Zodra de aanvrager voor een taal kiest in het webportaal, veranderen automatisch alle labels en antwoordopties.